Geschäftsordnung für die Bolivienkommission
I. Grundlagen
Die Bolivienkommission gestaltet verantwortlich die Partnerschaft der Diözese Hildesheim mit der Kirche in Bolivien. Zuständig auf bolivianischer Seite ist die Comisión de Hermandad der Bolivianischen Bischofskonferenz. Wesentliche Aufgaben der Bolivienkommission der Diözese Hildesheim sind die Planung, Entscheidung und Koordination aller wesentlichen Maßnahmen zur Weiterführung und Vertiefung der Bolivienpartnerschaft. Dazu gehört auch die Vergabe der hierfür zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel aus dem so genannten 10 %-Etat.
Inhaltlich orientiert sich die Arbeit der Bolivienkommission an den Gedanken, die Bischof Dr. Josef Homeyer in seinem Brief zur Eröffnung der Partnerschaft am 20. September 1987 grundgelegt hat (vgl. Kirchlicher Anzeiger 1987, S. 191-198).
II. Mitglieder
Die Bolivienkommission besteht aus bis zu fünfzehn Mitgliedern, die vom Bischof jeweils für eine Zeitdauer von drei Jahren berufen werden. Je ein Mitglied beruft der Bischof auf Vorschlag des Diözesanrats der Katholiken und des Priesterrats, drei Mitglieder auf Vorschlag des Bundes der Deutschen Katholischen Jugend in der Diözese Hildesheim. Mit dem Ausscheiden aus einem dieser Gremien oder aus dem Jugendverband endet automatisch auch die Mitgliedschaft in der Bolivienkommission.
Die Kommission kann für die Dauer von jeweils drei Jahren Beraterinnen und Berater ohne Stimmrecht berufen, deren Anzahl nicht größer als die Hälfte der Anzahl der ordentlichen Mitglieder sein darf.
III. Vorstand
Die Bolivienkommission wählt sich eine Vorsitzende bzw. einen Vorsitzenden sowie zwei stellvertretende Vorsit-zende. Davon sollte eine Person dem BDKJ angehören. Die Wahl wird vom Bischof bestätigt. Der bzw. die Vorsitzende sowie die beiden stellvertretenden Vorsitzenden bilden zusammen mit dem/der zuständigen KommissionsSekretär/in aus der Diözesanstelle Weltkirche den geschäftsführenden Vorstand. Dieser koordiniert die Bolivienpartnerschaftsarbeit des Bistums. Er führt die Geschäfte der Bolivienkommission und sorgt für die Umsetzung ihrer Entscheidungen.
IV. Kommissionssitzungen
(1) Die Bolivienkommission tagt mindestens zweimal jährlich. Die/Der Vorsitzende lädt zur Sitzung mindestens eine Woche vorher schriftlich mit einem Vorschlag zur Tagesordnung ein.
(2) Beschlussfassung
Die Kommission ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte ihrer stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Beschlüsse kommen mit einfacher Mehrheit der anwesenden Kommissionsmitglieder zustande. Stimmengleichheit gilt als Ablehnung.
(3) Protokoll
Über jede Sitzung wird ein Protokoll geführt, das den Kommissionsmitgliedern sowie der Comisión de Hermandad der Bolivianischen Bischofskonferenz zugestellt wird.
V. Kommissions-Sekretär/Sekretärin
Ein/e Referent/in aus der Diözesanstelle Weltkirche steht der Bolivienkommission als Kommissions-Sekretär/in beratend zur Seite und nimmt als nicht stimmberechtigtes Mitglied an deren Sitzungen teil. Er/Sie unterstützt insbesondere den Vorstand und vertritt nach Absprache mit diesem die Partnerschaft nach außen. So ist er/sie insbesondere verantwortlich für die Kontakte zur Comisión de Hermandad der Bolivianischen Bischofskonferenz und zur Diözesanstelle Weltkirche des Bistums Trier, welches ebenfalls eine Partnerschaft mit der bolivianischen Kirche unterhält.
Der/Die Kommissions-Sekretär/in verantwortet die Abwicklung und Überwachung der aus den Bolivienmitteln des sog. 10 %-Etats finanzierten Projekte. Im Einzelfall kann er/sie über Maßnahmen bis zur Höchstsumme von EUR 5.000 allein entscheiden. Der Finanzausschuss der Bolivienkommission ist spätestens bei der nächsten Sitzung über diese Entscheidung zu informieren.
VI. Projektgruppen
Mit der Durchführung von Maßnahmen und Aktionen zur Bolivienpartnerschaftsarbeit des Bistums kann die Bolivienkommission Projektgruppen beauftragen. Diese richtet sie für einen begrenzten Zeitraum ein. Die Projektgruppen werden von einem Mitglied der Bolivienkommission geleitet. Die Mitarbeitenden einer Projektgruppe müssen der Bolivienkommission nicht angehören. Im Rahmen des von der Kommission erteilten Auftrags sowie der Leitlinien zur Bolivienpartnerschaft arbeiten die Projektgruppen eigenverantwortlich. Durch die Anfertigung eines Protokolls von ihren Treffen informieren sie den geschäftsführenden Vorstand der Bolivienkommission über ihre Arbeit.
VII. Finanzausschuss
(1) Mitglieder
Die Bolivienkommission wählt einen Finanzausschuss, dem mindestens fünf, in der Regel sieben Mitglieder aus der Bolivienkommission angehören, unter ihnen mindestens ein Mitglied des Vorstandes. Dieses führt den Vorsitz im Finanzausschuss und wird bei mehr als einem Vorstandsmitglied im Ausschuss von dessen Mitgliedern gewählt. Die Mitglieder des Finanzausschusses entscheiden bindend über die Verwendung der im Bistumshaushalt zur Förderung der Bolivienpartnerschaft vorgesehenen Mittel. Der/Die Kommissions-Sekretär/in aus der Diözesanstelle Weltkirche nimmt an den Sitzungen des Finanzausschusses als nicht stimmberechtigtes Mitglied teil. Zu den Sitzungen des Finanzausschusses können externe Berater/innen ohne Stimmrecht eingeladen werden.
(2) Sitzungen
Der Finanzausschuss der Bolivienkommission tagt mindestens zweimal pro Jahr. Der/Die Vorsitzende lädt zur Sitzung mindestens eine Woche vorher schriftlich mit einem Vorschlag zur Tagesordnung ein. Mit der Einladung erhalten die Mitglieder des Finanzausschusses alle relevanten Informationen über Projekte, die zur Entscheidung anstehen. Der Finanzausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Beschlüsse kommen mit einfacher Mehrheit der anwesenden Kommissionsmitglieder zustande. Stimmengleichheit gilt als Ablehnung.
(3) Protokoll
Über jede Sitzung des Finanzausschusses wird ein Protokoll geführt, das den Mitgliedern der Bolivienkommission sowie der Comisión de Hermandad und der Comisión Economica der Bolivianischen Bischofskonferenz zugestellt wird.
(4) Entscheidung im schriftlichen Umlauf
Zwischen den Sitzungen kann in dringenden Fällen auch in einem schriftlichen Verfahren entschieden werden. Erhebt eines der Mitglieder des Finanzausschusses Einwände gegen dieses Verfahren, so wird der Antrag erst bei der nächsten Sitzung des Gremiums beraten und entschieden.
(5) Rechenschaftspflicht
Der Finanzausschuss berichtet den Mitgliedern der Bolivienkommission mindestens einmal jährlich über seine Entscheidungen. Soweit die Mehrheit (der nicht dem Finanzausschuss angehörenden Mitglieder) der Bolivienkommission sich gegen die getroffenen Entscheidungen ausspricht, ist ein neuer Finanzausschuss zu wählen.
VII. Inkrafttreten
Die bisherige Geschäftsordnung vom 1. April 2004 verliert mit Inkrafttreten dieser neuen Ordnung ihre Gültigkeit.
Hildesheim, den 1. November 2006
+ Bischof Norbert Trelle